受発注業務は手間がかかる!システム導入で効率化するメリットとは?

受発注はビジネスの基本的な業務の一つであり、効率よく遂行していると生産性のアップなどにつながります。これを実現する手段として、システムの導入を検討している企業も多いでしょう。そこで今回は、手間どりやすい受発注業務の効率化に役立つ情報を紹介し、メリットやデメリットを踏まえたうえでシステムを選択するポイントも説明します。

1.受発注業務とはどのような業務?

企業ごとに細かな違いはありますが、受発注業務が多くの業務で構成されているという点は共通です。注文を受けてから社内で必要な処理を行い、商品やサービスが取引先に到着するまでのフローを指します。たとえば、btobにおける受発注業務で最初に行われるのは、発注企業から注文を受けた受注企業が見積書を作成することです。そして、受注企業は見積書を発注企業に提示し、発注企業がその内容に同意すると発注処理が実施されます。

次のステップは、受注企業が注文と照らし合わせながら在庫をチェックすることです。この際、品物が不足していると分かれば、必要分を確保するために仕入先に発注をかけなければなりません。そのような処置を取りつつ、受注企業は注文された品物をそろえて発送します。発注企業がそれらを受け取った後に検品を行い、不良品などがなければ代金を支払って完了です。なお、btobの支払いは請求書をベースとして行われるため、請求書の発行や発送も受注業務に該当します。

2.受発注業務における課題は?

受発注業務を効率化したいなら、手間を増加させている課題について把握しなければなりません。ここでは代表的なものを紹介するので、自社がどれに当てはまるのかチェックしておきましょう。

2-1.人的ミスのリスクが常につきまとっている

昔ながらの手作業や目視、伝聞などで受発注業務を行っている限り、常に人的ミスのリスクと隣り合わせになります。数量の転記を誤ったり、商品名を聞き間違えたりすることも珍しくありません。同時期に2社から注文を受けて内容を混同してしまうなど、他にもいろいろなケースが見受けられます。どれだけ気を引き締めていても、このようなヒューマンエラーをゼロにするのは困難です。いつ起こっても不思議ではないという前提で対策をしておく必要があります。

人的ミスのリスクを下げる方法としてダブルチェックが挙げられますが、その分だけ余計に人手がかかってしまいます。つまり、チェック体制を強化すると、人件費の増加により受発注業務のコストが上がるというわけです。しかし、たいていの企業は簡単にコストを増やすわけにはいきません。現状の従業員だけで対処しようとするケースが多く、結果的に人手不足の状況に陥りやすくなります。

2-2.業務が属人化している

企業では適材適所により役割分担をするのは当然のことです。しかし、業務の属人化は、手間を増やしてしまうので注意しなければなりません。たとえば、請求業務を進められる従業員が社内に1人しかいない場合、その人が不在なら受発注の流れがそこで止まってしまいます。いつも担当者が一般的な方法で処理していれば、別の従業員が代行することも難しくはないでしょう。しかし、特殊な方法が使われていると、進め方が分からないのでストップした状態になります。

体調不良などにより、特定の人が欠席や早退をしただけで受発注業務が滞るのは、企業として非常に効率が悪いです。これを回避する方法として、誰でも参照できるマニュアルの作成が挙げられます。しかし、ベテラン社員は独自の方法で行うケースも多く、そのような人に属人化しているとマニュアルは活用されなくなりやすいです。こうして本来とは違う進め方が定着している場合は、代行する際に一段と理解しづらくなってしまいます。

2-3.人・システムの連携が不足している

効率よく業務を進めるには、部門間における従業員やシステムの連携が大事です。特に、受発注には多くの部署が携わっているため、連携が取れていないことは大きな課題になりかねません。たとえば、部署ごとに別のシステムを使っていれば、処理するたびにデータの移し替えや変換が必要になります。システムに互換性がなかったり、根本的にフォーマットが異なっていたりすると、データの手入力が必須になることも多いです。そのような状況は、前述のようなミスの発生にもつながってしまいます。

また、別々のシステムに登録されているデータを突き合わせる場合、目視で照合するには一覧表をわざわざ印刷しなければなりません。もしシステム同士が十分に連携できていれば、手間や紙のコストを減らせますし、ミスが起こるリスクも小さくなります。言い換えると、連携が徹底されていないために、無駄や失敗のリスクを多く含む作業が増えているのです。

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3.受発注システムでできることは?

受発注システムを導入すると、企業はさまざまなことを行えるようになります。たとえば、受注側に関しては、注文内容を取引先ごとにまとめ、一覧の形式にしてチェックするような作業も可能です。もちろん、一覧だけでなく注文明細も見られますし、それを用いて受注の確定からステータス管理、発送処理といったフローも実施できます。さらに、受注伝票の出力も容易に行えますし、取引先や在庫の管理なども受注関連の機能として備わっているのです。

一方、発注側の機能として、発注内容の入力や発注伝票の出力が挙げられます。取引先ごとに一覧を表示できる点は受注側と共通です。発注した企業ごとに、注文の金額や個数といった情報を確認できます。また、取引先の在庫を確認できることも、発注側に用意されている機能の一つです。その他にも多様なデータの参照が可能であり、並び替えや抽出などの操作によって、複数の取引先を一元的に管理できます。

4.受発注システムを導入するメリットは?

これから受発注システムの導入を検討するなら、具体的なメリットを把握しておきましょう。企業の立場ごとに、どのようなメリットがあるのか詳しく解説していきます。

4-1.受注企業側のメリット

受注業務が効率化されることは、受注企業側の大きなメリットです。取引先で注文が入力されると、人同士のやり取りは発生せず、受注の処理はそれだけでスムーズに完了します。その他にも、これまで電話やFAX、メールなどで行っていた業務を、システム上で一度に処理できるようになるのです。システム的に連動しており、フォーマットも同じものが使われているため、商品名や数量の転記などを行う必要もありません。データは人を介することなく自動的に処理されるので、ヒューマンエラーを起こさずに済みます。

フローは取引先が発注をかけた時点でスタートし、在庫確認から発送まで止まらずに進んでいきます。処理のスピードは速く、発注と納品の間隔が短くなるため、サービス向上につながることもメリットです。人がいなくてもシステムが対応してくれるので、営業時間外でも受注できるようになります。また、受注後の進捗状況や取引の履歴を確認することも簡単です。このように効率化されると、従業員は生産性が高い他の業務に時間を多く費やせます。

4-2.発注企業側のメリット

受発注システムを導入すると、発注企業は発注業務がさまざまな点で容易になります。たとえば、取引先の営業時間に関係なく、24時間365日いつでも発注できるので、急いで済ませようとする必要がありません。さらに、取引先の在庫状況を確認できるため、発注後に品切れの連絡をもらって慌てるような事態も避けられます。各社の在庫をチェックしたうえで、必要な数が残っているところに発注をかけると良いでしょう。システム上で商品の説明や写真を確認し、個数を入力するだけで必要な一連の処理は行われます。注文が確定して伝票も発行されるため、データの転記なども不要です。

さらに、自社の在庫数が一定以下になった場合に、発注を自動的に実施するような仕組みもあります。そのように設定しておけば、在庫切れになってしまうリスクの解消が可能です。また、納品までの進捗を視覚的に把握できますし、取引の履歴も手軽に管理できます。なお、過去に発注した経験がない商品に関しても、取引先のデータとして確認が可能です。

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5.受発注システムを選ぶときのポイント

自社に合った受発注システムを選ぶには、複数の観点でチェックすることが重要です。まず、受発注業務にかかっている現状のコストを算出しましょう。そして、各システムについて導入後のコストを求めて比較します。本当に費用を削減できるのか慎重に検証することが不可欠です。算出した現状のコストに照らし合わせながら、システムごとに削減できる幅を比べていきます。ここで忘れてはいけないのが受発注システムの費用です。導入時に生じてしまう費用の総額が、導入によって減らせるコストを超えていると意味がありません。したがって、両方の金額についても比較し、現状より最も削減できるシステムが有力な候補になります。

また、トータルの費用だけに目を奪われがちなので注意しましょう。たとえ、それが高くても、削減できる幅も大きければ、自社にとって有益な可能性があります。それゆえ、単純に導入時の出費の程度だけで判断するのではなく、運用の開始後も見据えた費用対効果を基準にすることがポイントです。

まとめ

受注企業と発注企業の双方にとって、受発注システムを採用するメリットは大きいです。現状の受発注業務に課題があると感じているなら、その解決策として活用していく価値があります。どちらの立場でも使い勝手が良いですし、業務フローの効率化を実現できる可能性が高いです。システムを選択するポイントを踏まえたうえで、導入を前向きに検討してみましょう。

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