※本機能のご利用には別途オプション契約が必要です。
ご利用をご希望の場合はサポートまでご連絡ください。
概要
ワークフロー承認機能を導入した場合、加盟店からの注文は以下のようなフローで行われるようになります。
見積作成・申請
↓
承認者が見積を承認
↓
最終承認者が見積を承認し、決裁
↓
注文
（注文者をどのスタッフとするかは設定可能）
※本機能ご利用時はカート内に【購入手続きへ】ボタンが表示されず、一括注文も利用不可となるため、見積を作成せず直接商品を注文することは出来ません。見積機能に関する詳細は＜こちら＞をご覧ください。
【記事内で使用する名称の定義】
- 担当者 ：フローの前の階層にスタッフが存在しない
- 承認者 ：フローの前の階層にも次の階層にもスタッフが存在する
- 最終承認者 ：フローの次の階層にスタッフが存在しない
- 見積作成者 ：見積を作成したスタッフ
- 見積申請者 ：見積を申請したスタッフ
操作画面
フローを進める「申請」「承認」「決裁」等の操作は、各スタッフのMYページ見積履歴一覧/詳細画面にて行います。
担当者での見積申請時
承認者での見積承認時
事前設定
ワークフロー承認機能のご利用にあたり、以下の設定を行ってください。
スタッフの登録
各スタッフのアカウント情報、ワークフロー階層、ワークフロールールを登録します。
＜設定画面＞
加盟店＞加盟店登録＞「アカウント情報」タブ＞スタッフ情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 階層 |
このスタッフのワークフロー階層をプルダウンより選択してください。 ※階層の名称や数は変更可能です。詳細は＜こちら＞をご覧ください。 |
| ルール |
このスタッフの階層が承認者の場合に入力してください。 担当者から申請された見積が {設定金額} 以上のとき、このスタッフは当該見積の承認者となります。 この時、当該見積の「請求額」「商品代金合計（税込）」「商品代金合計（税抜）」のうち、どの金額を基準とするか設定することができます。詳細は＜こちら＞をご覧ください。 |
ワークフロー階層の編集
ワークフロー階層の名称変更や階層追加を必要に応じて行ってください。
＜設定画面＞
システム設定＞マスター管理＞プルダウンより「見積管理：ワークフロー階層」を選択
ワークフロールールの設定
以下３つのワークフロールールの設定を加盟店毎に行います。
＜設定画面＞
加盟店＞加盟店登録＞「アカウント情報」タブ＞取引条件
ワークフローチェックルール
承認者に設定されたスタッフは、申請された見積が {設定金額} 以上の場合に当該見積の承認者となりますが、その際の {設定金額} は見積内のどの金額を指すのか設定する項目です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 請求額 | 申請された見積の請求額（＝送料、各種手数料、各種割引等を考慮した合計） が設定金額以上の場合、該当スタッフが承認者となります。 |
| 商品代金合計（税込） | 申請された見積の商品代金合計（税込）が設定金額以上の場合、 該当スタッフが承認者となります。 |
| 商品代金合計（税抜） | 申請された見積の商品代金合計（税抜）が設定金額以上の場合、 該当スタッフが承認者となります。 |
例）チェックルールを「請求額」「10000円以上」で設定した承認者のスタッフ登録画面
ワークフロー承認後注文者
フローにおける最終承認者の決裁後、実際に注文作業を行うスタッフについて「申請者」(=見積申請者）または「最終承認者」から選択します。
最終承認者の決裁後、設定に該当するスタッフのMYページ見積履歴詳細画面にて【この見積内容で注文する】ボタンが表示されるようになります。
例）ワークフロー承認後注文者：最終承認者
この見積の最終承認者「松田１号」でログイン時のMYページ見積履歴詳細
ワークフロー発注除外指定ルール
複数の商品明細をもつ見積に対して、一部の商品を除外して承認を行いたい場合の設定です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 不可 | 一部の商品を除外して承認することを不可とします。 |
| 可（チェックボックス） | 除外したい商品のチェックボックスにチェックを入れた状態で承認すると、該当商品を除外しフローが進行します。 また、チェックボックス横に任意のメッセージを入力可能です。  |
| 可（セレクトボックス） |
除外したい商品のプルダウンから除外理由を選択した状態で承認すると、該当商品を除外しフローが進行します。 ※プルダウン内の選択肢は変更可能です。 |
担当者の操作
- 申請
申請
見積を作成後、MYページ見積履歴詳細/一覧画面より見積の申請を行うことで次階層へフローが進行します。
見積履歴詳細
【申請】ボタンをクリックしてください。
※任意の申請コメントを入力することも可能です。
※【申請】ボタンが表示されない場合、基本設定＞カートシステム設定＞【MYページ機能設定】タブ
見積履歴詳細の「この見積内容で注文ボタン：ボタンを表示するステータス」の設定をご確認ください。
見積のステータスがこの設定のステータスの時に【申請】ボタンが表示されます。
申請後、【取り下げ】ボタンをクリックすることで申請をキャンセルすることが可能です。
※次のワークフロー階層にて既に承認された見積を取り下げることは出来ません。
見積履歴一覧
”承認状況”下のチェックボックスにチェックを入れ、【申請】ボタンをクリックしてください。
承認状況が「未申請」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括申請することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※任意の申請コメントを入力することも可能です。
申請後、【取り下げ】ボタンをクリックすることで申請をキャンセルすることが可能です。
承認状況が「進行中（申請済）」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括処理することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※次のワークフロー階層にて既に承認された見積を取り下げることは出来ません。
承認者の操作
- 申請
- 承認
- 否決・保留
- 差し戻し
申請
承認者が見積を作成した場合も、担当者と同様に見積申請を行うことで次階層へフローが進行します。
承認
申請された見積をMYページの見積履歴詳細/一覧画面より「承認」することで次階層へフローが進行します。
※複数のスタッフが承認者となった場合、全員の「承認」をもって次階層へフローが進行します。
見積履歴詳細
【承認】ボタンをクリックしてください。
一部の商品を除外する場合は除外商品を指定した後に承認してください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
承認後、【承認取戻】ボタンをクリックすることで承認をキャンセルすることが可能です。
※次のワークフロー階層にて既に承認された見積を取戻することは出来ません。
見積履歴一覧
”承認状況”下のチェックボックスにチェックを入れ、【承認】ボタンをクリックしてください。
承認状況が「進行中 (承認待ち)」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括承認することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
承認後、【承認取戻】ボタンをクリックすることで承認をキャンセルすることが可能です。
承認状況が「進行中（承認済）」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括処理することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※次のワークフロー階層にて既に承認された見積を取戻することは出来ません。
否決・保留
申請された見積をMYページの見積履歴詳細/一覧画面より「否決」または「保留」すると、フローは次階層に進むことなく停止します。
※複数のスタッフが承認者となった場合、そのうちの１人以上が「否決」または「保留」している間はフローが停止します。
見積履歴詳細
【否決】【保留】ボタンをクリックしてください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
処理後、【承認取戻】ボタンをクリックすることで否決(または保留)をキャンセルすることが可能です。
※任意のコメントを入力することも可能です。
見積履歴一覧
”承認状況”下のチェックボックスにチェックを入れ、【否決】【保留】ボタンをクリックしてください。
承認状況が「進行中(承認待ち)」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括処理することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
処理後、【承認取戻】ボタンをクリックすることで否決(または保留)をキャンセルすることが可能です。
承認状況が「否決」の見積同士、「保留」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括処理することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
差し戻し
申請された見積をMYページの見積履歴詳細/一覧画面より「差し戻し」すると見積作成者までフローが戻され、見積作成者の再申請待ち状態となります。
※複数のスタッフが承認者となった場合、そのうちの１人の「差し戻し」によって見積作成者までフローが戻されます。差し戻しのキャンセルは出来ませんのでご注意ください。
※どの階層のスタッフから差し戻しを行っても見積作成者までフローが戻ります。
例）[ 担当者(=見積作成者) / 承認者Lv1 / 承認者Lv2 ] というフローのとき
承認者Lv2が「差し戻し」した場合、承認者Lv1を越えて担当者まで戻ります。
見積履歴詳細
【差し戻し】ボタンをクリックしてください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
処理後は「差戻」状態となり差し戻しをキャンセルすることは出来ません。
見積履歴一覧
”承認状況”下のチェックボックスにチェックを入れ、【差し戻し】ボタンをクリックしてください。
承認状況が「進行中(承認待ち)」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括処理することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
処理後は「差戻」状態となり、差し戻しをキャンセルすることは出来ません。
最終承認者の操作
- 申請
- 承認
- 否決・保留
- 差し戻し
- 決裁
申請
最終承認者（＝フローの次の階層にスタッフが存在しない）が見積を作成した場合は承認不要となるため、MYページ見積履歴詳細の【この見積内容より注文する】ボタンをクリックし、注文を行ってください。
※このとき、「ワークフロー決裁時に自動で受注確定する支払方法」に設定した支払方法の見積を作成した場合でも、MYページ見積履歴詳細の【この見積内容より注文する】ボタンより注文を行う必要がありますのでご注意ください。
承認
承認者と同様に見積の「承認」を行うことで「全承認(決裁待ち)」状態となり、MYページの見積履歴詳細/一覧画面に【決裁】ボタンが表示されるようになります。
※複数のスタッフが最終承認者となった場合、全員の「承認」をもって「全承認(決裁待ち)」状態となります。
否決・保留・差し戻し
承認者と同様に、見積の「否決」「保留」を行った場合はフローが停止し、「差し戻し」の場合は見積作成者までフローが戻ります。
※複数のスタッフが最終承認者となった場合、そのうちの一人が「否決」または「保留」している間はフローが停止し、「差し戻し」によって見積作成者までフローが戻されます。差し戻しのキャンセルは出来ませんのでご注意ください。
決裁
最終承認者全員の承認を経て「全承認(決裁待ち)」状態となった見積は、MYページの見積履歴詳細/一覧画面に【決済】ボタンが表示されるようになります。ボタンをクリックして決済を行ってください。
決裁を行った見積は「決裁済み」状態となり、「ワークフロー承認後注文者」設定で指定したスタッフのMYページ見積履歴詳細画面に【この見積内容で注文する】ボタンが表示され、注文可能となります。
※複数のスタッフが最終承認者となった場合、そのうちの一人の【決裁】【決裁取戻】によりフローが遷移します。
見積履歴詳細
【決裁】ボタンをクリックしてください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
決裁後、【決裁取戻】ボタンをクリックすることで決裁をキャンセルすることが可能です。
※既に注文された見積の決裁をキャンセルすることは出来ません。
見積履歴一覧
”承認状況”下のチェックボックスにチェックを入れ、【決裁】ボタンをクリックしてください。
承認状況が「全承認(決裁待ち)」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括処理することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※任意のコメントを入力することも可能です。
決裁後、【決裁取戻】ボタンをクリックすることで決済をキャンセルすることが可能です。
承認状況が「全承認(決裁待ち)」の見積同士であれば、複数の見積にチェックを入れて一括処理することが出来ます。
承認状況での絞り込みを行ってください。
※既に注文された見積の決裁をキャンセルすることは出来ません。
決裁時の自動受注確定
以下の画面にてチェックを入れた支払方法の見積の場合、最終承認者による【決裁】ボタンのクリックと同時に注文が完了します。
※銀行振込や代金引換といった外部システムとの連携が不要な支払方法のみ対応しています。
クレジットカードや掛け払い等の場合、自動での注文完了は行われません。
【設定画面】
カートシステム設定＞「カート・決済機能設定」タブ＞見積機能＞ワークフロー決裁時に自動で受注確定する支払方法
補足
見積履歴一覧での一括処理
見積履歴一覧にて、複数の見積を選択し「申請」「承認」といった操作を行う際は、選択した見積の承認状況がすべて同じである必要があります。
このとき、画面上部の検索欄より承認状況の絞り込みを行った後、「承認状況：全選択」のチェックを入れて見積を全選択することで作業を効率化できます。
例）承認者でログイン時
自身の承認待ちの見積のみを一括で承認したい場合
加盟店登録時のワークフロールール初期値
カートシステム設定＞「加盟店設定」タブ＞加盟店登録設定
にて、フロントから加盟店登録時のワークフロールール初期値を設定することが可能です。
見積後自動申請について
基本設定＞カートシステム設定＞「カート・決済機能設定」タブ にて、見積後に自動申請するように設定できます。
- 「申請しない」を選択 → フロントページで商品購入時に、承認状況が「未申請」の場合に「未申請」のままとなります。
- 「申請する」を選択 → フロントページで商品購入時に、承認状況が「未申請」の場合に「申請済み」となります。また、承認申請メール、承認依頼メールが送信されます。
※見積＞見積CSV登録 にて作成した見積については、「申請する」を選択した場合でも承認状況は「未申請」のままとなります。ご注意ください。
