株式会社ジェイメック様

月間1,800件のFAXの受注登録、1日7hの受注対応業務が
受発注業務のWEB化で迅速・最適化で業務効率化に成功しました。

株式会社ジェイメックは医療機器、美顔器、化粧品を中心に全国の病院、クリニックなどへ展開しています。 同社は、病院、クリニックとの受注システムとして『楽楽B2B』を導入し、運営を開始しました。 今回は導入をまとめたコンシューマー事業課 課長の髙木さん、運営を担当する木原さん、実際の業務を行うカスタマーサポート課の東田さんに、導入前の課題、導入後にどう業務に変化があったのかについてお話を伺いました。

導入前の課題

  • FAX受注後の手入力が大変過ぎる!
  • 受注業務の8割が入力業務になっていた
  • 受発注インフラのオンライン化をしたい

導入後の効果

  • 基幹システムとの連携で情報確認が高速化
  • 発注フローが簡単でお客様満足度が向上
  • 属人的だった業務フローが最適化できた

“for the patients’ smile”

『医療と美容の融合を通じて、人々の「美と健康」への願いを実現する』をミッションに1995年に創設された株式会社ジェイメック。 医療機器・理化学機器・美容機器の輸出入や研究開発、製造や、医薬部外品・化粧品の研究開発、製造、卸売りと販売など、 医療美容の領域に幅広く携わり、展開されています。

『楽楽B2B』を導入する以前の課題とは

株式会社ジェイメック

コンシューマー事業課
課長
髙木 真知子 様

―導入前はどんな悩みを抱えていたのですか?

髙木さん:
当時、月間1800件の受注がお客様からFAXで来ていたんです。FAXでの注文を東田などの業務担当が見て入力し、物流まで指示を出していました。件数も結構多くて…、FAXも読み取りしにくく、FAXが届いた、届かない、のやり取りも大変でしたね。

―月間1800件!かなりのFAX量ですね。

髙木さん:
業務担当の負担がかなり大きかった、というのがやはり一番の課題でしたね。あとはこのご時世、FAXでの注文もどうなんだろうかと(笑)。5年後、10年後の長い目で見たときにオンラインの受注システムが必要になるはずなので、やるなら早い段階で導入しようという思いでした。ほかの企業様が導入するタイミングでは、うちは既にやってました!みたいな(笑)。気軽な気持ちで導入スタートとなりましたね

―将来を見据えての導入だったのですね!

髙木さん:
医療機器などのニッチな業界ではありますが、うちはしっかりシェアを取っていることもあり、ほかの会社より一歩二歩先へ進んでいたい、という気持ちが常にありましたね。その一環として考えたのがインフラのオンライン化ですね。

『楽楽B2B』導入以前、当時の業務負担について

―システム導入ご担当様の負担はどうだったのでしょうか?

東田さん:
砂嵐のような状態のFAXから数字を探さなければなないこともあり、すごく大変でしたね(笑)。FAXによっては「これは1なのか、7なのか?」という確認を毎日していました。シート欄外に数字が書かれていたり、どちらの注文なのかわからなくなっていたり。精査するのにかなり負担が掛かっていましたね。

―数字の確認でお客様とのやり取りも多かったのでは?

東田さん:
そうですね。私たちだけでなく、営業担当の方までお手伝いいただき先方に確認していたので、ほかの部署をまたいで協力を仰いでいましたね。業務的にはかなり負担になっていました。

―入力業務はどれくらい時間を要していたのでしょうか?

東田さん:
1日8時間の労働時間の中で、受注業務で7時間ほど行っていました(笑)。朝の3時間で前日までのものを行い、お昼を挟んで、基幹システムに流す外部倉庫データを15時半までに本日出荷を入力し、16時から別件の数字が入ってきて…さらに翌日分も入ってきていました(笑)。

―入力だけでこんなにもご負担が掛かっていたんですね!

東田さん:
週明けの月曜日ですと約100件の注文が溜まっていることも多々あります。お取引先によって代理店を通す、通さない、同じ名前だけれども配送先が異なる、などすべてチェックしてから入力するので、目視だけでかなり工数が掛かっていましたね。僕が受け持っている仕事の約8割の時間を、この入力業務にすべて充てていました。
株式会社ジェイメック

 

カスタマーサポート課
東田 拓也 様

『楽楽B2B』導入に向けた向けた目標設定について~クラウドASP・バックアップ・信頼性

―導入前の目標設定を教えてください。

髙木さん:
受注件数の1/3をWEBに切り替えていきたいという目標がありましたね。ほかにも切り替えていくためにサービスの付加価値として支払い方法を増やす、WEB限定のサービスを考えていきたいと思っています。まずスタートが切れていることが、うちとしては大きな前進でしたので、少しずつ件数を広げ、業務効率を改善していくことが次の目標ですね。そこまでいけたら、違う視点が出てくると思うので、また次の目標を設定していきたいですね。

―導入するタイミングで他社と比較されましたか?

髙木さん:
比較していません(笑)。最初から、卸取引をWEB化するシステムは『楽楽B2B』にしよう、って思っていましたね。受発注システム自体、導入した経験が無かったので、何をどう比較して良いかもわかりませんでしたが、営業担当の方の対応が良かったので、お願いしました(笑)。強いていえば、クラウド型(ASP)、基幹システムとの連携ができ、外部でバックアップできることです。

『楽楽B2B』運用へ向けて前進する~基幹システムのとの連携

―『楽楽B2B』を導入する際に大変だったことはありますか?

髙木さん:
上層部のコンセンサスは比較的早く取れたんですが、やりましょう、となったときに、既に基幹システムを入れていたため、『楽楽B2B』とのデータ連携が必要になりましたね。実際に業務を行っているわけではないので、業務担当、経理担当メンバーにも深く関わってもらいました。導入時に一番大変だったのはここだと思います。

―基幹システム連携の設定を進めた時の課題を教えてください。

髙木さん:
ネットショップ支援室様にたくさん協力いただき、連携について調整してくださったのですが、テストしてみるとダメなところが出るなど、何度も試行錯誤しましたね。実際に動くまで3~4か月は基幹システムとの連携に時間を掛けていましたね。
株式会社ジェイメック

 

コンシューマー事業課
主任
木原 あす花 様

―基幹システムとの連携にお時間割いたのですね。

髙木さん:
髙木さん:初めて基幹システムを導入する時点で『楽楽B2B』があったら、もっと楽だったんでしょうけどね(笑)。既にある基幹システムに合わせたかったので、どうしても連携の時間が掛かかりましたね。導入するまでは大変な部分もありましたが、今は導入してよかった!と思っています。導入の際に一番苦労したのは、木原だと思います(笑)。

―すべての部署の課題を把握して動かれていたのですね!

髙木さん:
こういう優秀なコーディネーター役が社内に一人いると、本当に助かります。私のような旗振り役だけじゃ回りません(笑)

―木原さんが、『楽楽B2B』導入担当として、特に苦労した点はどこでしょうか?

木原さん:
「基幹システムと顧客情報を揃える」「受注データを基幹システムに取り込める」ことがマストでしたので、ここに向けてほかの部署の協力を仰ぎ、課題を1つ1つクリアしていくことが大変でしたたね。毎日基幹システムと『楽楽B2B』を同期させていますが、それが必ずできるように動いていました。

 

髙木さん:
毎日顧客情報の同期が必要なんて、やる前は皆知らなかったよね(笑)。

 

木原さん:
導入する前は全く知らなかったので、経理から「顧客情報を揃えるのは絶対です!」と言われて、「そうなんだ…」という感じで進めていましたね(笑)

 

東田さん:
支払い方法もクリニック様によって分かれており、相互性が合わないと経理の処理上でアウトになってしまうんです。その時によって支払い方法を変えてほしいクリニック様もいらっしゃるので、注文時とずれないようにしなければならなかったところが大変でしたね。

『楽楽B2B』を導入して起きた変化

―『楽楽B2B』を導入しからはどう変化されましたか?

東田さん:
『楽楽B2B』を導入してからは、もともと情報が登録されていますので調べる必要もなく、「パッ、パッ、ピッ!」で基幹システムに流せるようになりました。ものすごく楽になりましたね!

―『楽楽B2B』へシステムを切り替えたあとのお客様の反応はどうでしたか?

髙木さん:
最初は試験的に約10件のクライアント様に導入いただいたのですが、問題なく引き続きやってくださっていますね。お客様へ会報誌で案内をした際に、一気に50~60件の導入に至りました。こういった広報活動と営業担当がしっかりお伝えすることで、今後もWEB注文に切り替えて下さるお客様が増えると思います。お客様自身も注文内容を確認できるので、ありがたいというお声をいただいていますね。

―現在、何割のお客様がWEB注文に切り替えていらっしゃいますか?

髙木さん:
お取引先の約1割未満です。まだまだご案内がしっかりできていないため少ない状況ではありますが、日時指定、時間指定ができ、お客様にもメリットが多いことが伝われば、今後も増えていくと思います。

『楽楽B2B』の導入メリット

―『楽楽B2B』でほかに感じている利点はありますか?

髙木さん:
サポート体制がとても良いですね。わからないことがあったときに、解決方法だけでなく、できないことに対しても代替案を出して支えてくれるところが、本当に助かっています。

 

木原さん:
全くシステムについてわからなかったのですが、私たちのレベルに合わせて詳しく説明してくれるので、ありがたいですね。

 

髙木さん:
レスポンスもとても早いので、問題が出たときもすぐに頼れるところが良いですね。サポートが手厚いところも、導入して良かった!と感じるポイントですね。

今後『楽楽B2B』に期待したいこと

―『楽楽B2B』に期待することを教えてください。

東田さん:
え!!そうなんですか!?早く言ってくださいよ(笑)。

 

髙木さん:
あとで詳しく聞かせてください!

会社情報



株式会社ジェイメック

  • 本社 東京都文京区湯島3-31-3湯島東宝ビル
  • 設立 平成7年10月18日
  • 代表取締役 西村 浩之

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