ワークフロー承認機能(管理者側ワークフロー)について

※本機能のご利用には別途オプション契約が必要です。
　ご利用をご希望の場合はサポートまでご連絡ください

概要

本機能を利用することで、見積作成→承認依頼を申請→承認→決裁→注文、というフローでの運用が可能となります。

※見積機能に関する詳細はこちらをご覧ください※

• 複数人、複数階層の承認者を設定可能です。
• 同階層に複数の承認者が存在する場合、全員の承認をもって次階層へフローが進みます。
• 「申請者」を設定することで、管理画面側からの見積の申請が可能です。
• 本機能ご利用時はカート内に【購入手続きへ】ボタンが表示されず、一括注文が利用不可となります。そのため、フロント側からは見積を作成せずに商品を注文することはできません。

＜ワークフロー進行例＞

事前設定

本機能のご利用にあたり、事前に以下の設定を行ってください。

• メンバーの登録・管理者権限の設定
• ワークフローの登録
• 加盟店へのワークフロー紐付
• 発注除外指定ルールの設定
• 決裁時に自動で受注確定する支払方法の設定
• 見積後自動申請の設定

メンバーの登録・管理者権限の設定

承認者、または申請者としてワークフローに紐付けるメンバー(管理画面へのログインアカウント)を登録してください。

また、メンバーに紐付ける管理者権限についての設定を行ってください。
管理者権限を設定することで、管理画面に表示されるメニューや操作を権限毎に制限できます。

【設定画面】
システム設定＞メンバー管理　　：メンバーの登録
システム設定＞マスター管理　　：管理者権限の名称を設定
システム設定＞管理者権限設定　：管理者権限の設定

---

本機能利用時、システム設定＞メンバー管理＞メンバー登録 画面に以下の設定項目が追加されます。

ワークフローメールフラグ

【設定画面】
システム設定＞メンバー管理＞メンバー登録＞「メンバー編集」タブ

ワークフローが進行する際に送信されるメールについて[受け取る/受け取らない]を設定します。
受け取る場合は、メンバーに設定したメールアドレス宛にメールが送信されます。

※フロー進行時のメール送信に関してはこちらをご覧ください。

担当者名表記

【設定画面】
システム設定＞メンバー管理＞メンバー登録＞「画面表示設定」タブ

MYページ見積履歴詳細＞承認履歴欄におけるメンバー名の表記を別途設定することが可能です。

ワークフローの登録

登録したメンバーを使用し、ワークフローを作成します。

【設定手順】

１．システム設定＞ワークフロー管理 を開き、【ワークフローの新規登録】をクリックしてください。

２．任意のワークフロー名を入力し、【この内容で登録する】をクリックしてください。

３．手順２の登録後に表示される【新規登録】をクリックし、ワークフローメンバー登録画面を開きます。

４．ワークフローメンバーの各項目を設定し、【この内容で登録する】をクリックしてください。

項目	内容
担当者*	ワークフローに設定するメンバーをプルダウンより選択してください。
階層*	このメンバーのワークフロー階層をプルダウンより選択してください。 承認者階層の数や名称は以下画面より変更可能です。 システム設定＞マスター管理＞プルダウン内「見積管理：ワークフロー階層」 また、上記で設定した承認者階層とは別に「申請者」という選択肢がプルダウン内に表示されます。 「申請者」を選択した場合、管理画面から見積の申請が可能なメンバーとして登録されます。 申請者の操作方法に関してはこちらをご覧ください。 ※あるワークフローで申請者(承認者)として登録したメンバーを、別のワークフローで承認者(申請者)として登録することはできません。
ルール	このメンバーを承認者として登録する場合に入力してください。 加盟店(or申請者)から申請された見積が ｛設定金額｝円以上のとき、このメンバーは当該見積の承認者となります。設定する金額を入力してください。 また、この時の金額は「請求額」「商品代金合計（税込）」「商品代金合計（税抜）」のうちどの金額を参照するか、プルダウンより設定してください。 ※ 設定金額欄が空欄の場合、無条件で承認者となります。 ※「請求額」は送料、各種手数料、各種割引等を考慮した合計金額です。
承認後見積ステータス	承認後に自動移動する見積ステータスをプルダウンより選択してください。 ※下記の場合には、見積ステータスは移動しません。 　・現在の見積ステータスよりもワークフロー承認後の見積ステータスの設定値が小さいとき。 　・承認取戻や差戻などの操作をしたとき。
決裁後見積ステータス	決裁後に自動移動する見積ステータスをプルダウンより選択してください。 ※下記の場合には、見積ステータスは移動しません。 　・現在の見積ステータスよりもワークフロー決裁後の見積ステータスの設定値が小さいとき。 　・決裁取戻などの操作をしたとき。

５．手順３~４を繰り返し、任意の数のメンバーを登録してください。

＜上記画像の設定でのフロー進行＞

加盟店、または申請者「テスト　太郎」が見積を申請
↓
承認者「梅野　一郎」「梅野　二郎」の両者が承認
↓
承認者「竹野　一郎」「竹野　二郎」の 両者が承認
↓
承認者「松野　一郎」が承認
また、最終の承認者となるため決裁を行う
（決裁後、見積ステータスが決裁済みに自動移動する。）
（自動で受注確定する支払方法の場合は決裁とともに注文完了）
↓
加盟店が注文可能な状態となる

加盟店へのワークフロー紐付

登録したワークフローを加盟店に設定し、紐付けます。
複数のワークフローを登録しておくことで、加盟店毎に異なるワークフローでの運用が可能です。

【設定画面】
加盟店＞加盟店管理＞検索結果一覧の「編集」＞アカウント情報タブ＞取引条件＞管理者側ワークフロー

プルダウンより紐付けるワークフローを選択し、画面下部の【この内容で登録する】をクリックしてください。

発注除外指定ルールの設定

この設定を行うことで、見積内の一部商品を除外して承認しフローを進行させることが可能となります。
※他の承認者が除外した商品をもとに戻すことはできません。

【設定画面】
基本設定＞カートシステム設定＞カート・決済機能設定＞見積機能＞管理者用ワークフロー発注除外指定ルール

項目	内容
不可	一部の商品を除外して承認することを不可とします。
可（チェックボックス）	除外したい商品明細のチェックボックスにチェックを入れた状態で承認すると、その商品を除いた状態でフローが進行します。 また、テキストボックスに任意のメッセージを入力可能です。
可（セレクトボックス）	除外したい商品のプルダウンから除外理由を選択した状態で承認すると、その商品を除いた状態でフローが進行します。 また、テキストボックスに任意のメッセージを入力可能です。 ※セレクトボックスの選択肢の設定に関しては以下の補足をご覧ください。

補足：セレクトボックスの選択肢

セレクトボックスに表示される選択肢は、システム設定＞マスター管理にて設定することができます。
以下のように、加盟店MYページ見積履歴での表記と、管理画面見積一覧での表記をそれぞれ同一IDで登録してください。

・加盟店MYページ見積履歴での表記設定
　⇒システム設定＞マスター管理＞プルダウン内「見積管理：ワークフローチェック結果」を選択し設定してください。

・管理画面見積一覧での表記設定
　⇒システム設定＞マスター管理＞プルダウン内「見積管理：ワークフローチェック結果（管理者用）」を選択し設定てください。

決裁時に自動で受注確定する支払方法の設定

【設定画面】
基本設定＞カートシステム設定＞カート・決済機能設定＞見積機能＞ワークフロー決裁時に自動で受注確定する支払方法

以下の画面にてチェックを入れた支払方法での見積の場合、最終承認者による【決裁】操作と同時に注文が完了し、受注が作成されるよう設定可能です。

※銀行振込や代金引換といった、外部システムとの連携が不要な支払方法のみ対応しています。

見積後自動申請の設定

基本設定＞カートシステム設定＞「カート・決済機能設定」タブ にて、見積後に自動申請するように設定できます。

• 「申請しない」を選択　→　フロントページで商品購入時に、承認状況が「未申請」の場合に「未申請」のままとなります。
• 「申請する」を選択　→　フロントページで商品購入時に、承認状況が「未申請」の場合に「申請済み」となります。また、承認申請メール、承認依頼メールが送信されます。

操作方法【MYページ】

加盟店がMYページから行う操作についての説明です。
各操作は、見積履歴一覧または見積履歴詳細から行います。

申請

作成した見積について、承認依頼を申請します。

【見積履歴一覧】
複数の見積を選択して一括操作が可能です。

承認状況「未申請」の見積にチェックを入れると表示される【申請】ボタンをクリックしてください。

※承認状況が違う見積同士を一括で操作することはできません。
　複数の見積に対し一括操作をする場合はページ上部の検索バーより承認状況での絞り込みを行い、チェックボックスを全選択すると効率的です。

【見積履歴詳細】
見積毎に個別に操作を行います。【申請】ボタンをクリックしてください。
見積履歴詳細画面では承認履歴が表示され、承認者の氏名や人数、階層数を確認できます。

取り下げ

見積の申請を取り下げてキャンセルします。

【見積履歴一覧】
複数の見積を選択して一括操作が可能です。

承認状況「進行中（申請済）」の見積にチェックを入れると表示される【取り下げ】ボタンをクリックしてください。

※承認状況が違う見積同士を一括で操作することはできません。
　複数の見積に対し一括操作をする場合はページ上部の検索バーより承認状況での絞り込みを行い、チェックボックスを全選択すると効率的です。

※承認者によって承認された見積を取り下げることはできません。

【見積履歴詳細】
見積毎に個別に操作を行います。【取り下げ】ボタンをクリックしてください。
見積履歴詳細画面では承認履歴が表示され、承認者の氏名や人数、階層数を確認できます。

再申請

承認者により差戻された見積について、承認依頼を再申請します。

【見積履歴一覧】
複数の見積を選択して一括操作が可能です。

承認状況「差戻」の見積にチェックを入れると表示される【再申請】ボタンをクリックしてください。

※承認状況が違う見積同士を一括で操作することはできません。
　複数の見積に対し一括操作をする場合はページ上部の検索バーより承認状況での絞り込みを行い、チェックボックスを全選択すると効率的です。

【見積履歴詳細】
見積毎に個別に操作を行います。【再申請】ボタンをクリックしてください。
見積履歴詳細画面では承認履歴が表示され、承認者の氏名や人数、階層数を確認できます。

操作方法【管理画面】

ワークフローに登録したメンバーが 管理画面＞見積＞見積一覧 にて行う操作の説明です。

【共通手順】

１．検索結果一覧にて、操作の対象とする見積にチェックを入れてください。(複数選択可)

※承認状況(フローの進行状況)が違う見積に対して同時に同じ操作を行うことはできません。
　複数の見積に対し一括操作をする場合は絞り込み条件パネルによる承認状況での検索を行い、検索結果一覧のチェックボックスを全選択すると効率的です。

２．ワークフロー承認パネルを表示し、プルダウンから実行する操作を選択後、【この内容で更新する】をクリックしてください。

このとき、申請者/承認者のどちらのメンバーでログインしているかにより、プルダウン内に表示される選択肢が変わります。

申請・取り下げ・再申請

申請者のメンバーでログインした場合に実行可能な操作です。
加盟店による「申請」「取り下げ」「再申請」と同様の処理を管理画面側から行います。

承認

承認者のメンバーでログインした場合に実行可能な操作です。
自身の承認待ちとなっている見積を「承認」し、ワークフローを次の階層に進行させます。

※絞り込み条件パネルよりワークフロー状況「進行中(承認待ち)」で検索することで、自身の承認待ちの見積を絞り込むことが可能です。

同じ階層に複数の承認者が存在する場合は、全員の承認をもってフローが進行します。

否決・保留

承認者のメンバーでログインした場合に実行可能な操作です。
自身の承認待ちとなっている見積を「否決」または「保留」状態にし、フローを停止させます。

※絞り込み条件パネルよりワークフロー状況「進行中(承認待ち)」で検索することで、自身の承認待ちの見積を絞り込むことが可能です。

差し戻し

承認者のメンバーでログインした場合に実行可能な操作です。
自身の承認待ちとなっている見積の「差し戻し」を行い、加盟店または申請者までフローを巻き戻します。

※絞り込み条件パネルよりワークフロー状況「進行中(承認待ち)」で検索することで、自身の承認待ちの見積を絞り込むことが可能です。

※差し戻しされた見積は、加盟店または申請者による「再申請」が可能となります。

承認取戻

承認者のメンバーでログインした場合に実行可能な操作です。
自身が行った「承認」「否決」「保留」操作をキャンセルし、承認待ちの状態に戻します。

※フローの次階層の承認者に承認された見積に対して承認取戻を行うことはできません。

※絞り込み条件パネルより以下のような検索を行うことで、操作対象の見積を絞り込むことが可能です。

• 自身が「承認」した見積　→　絞り込み条件：ワークフロー状況「進行中(承認済)」
• 自身が「否決」した見積　→　絞り込み条件：ワークフロー状況「否決」
• 自身が「保留」した見積　→　絞り込み条件：ワークフロー状況「保留」

決裁

フローの最終承認者となるメンバーでログインした場合に実行可能な操作です。
全ての承認者による承認が完了している見積に対して「決裁」を行います。

※絞り込み条件パネルよりワークフロー状況「全承認(決裁待ち)」で検索することで、操作対象の見積を絞り込むことが可能です。

※複数の最終承認者が存在する場合、いずれか1人の「決裁」によりフローが進行します。

※決裁時に自動で受注確定する支払方法に指定した支払方法での見積の場合、「決裁」した時点で受注が作成され注文完了となります。

この操作により承認状況「決裁済み」となった見積は、申請した加盟店のMYページ見積履歴詳細にて【この見積内容で注文する】ボタンが表示され、加盟店による注文が可能な状態となります。

決裁取戻

フローの最終承認者となるメンバーでログインした場合に実行可能な操作です。
決裁操作をキャンセルし、承認状況「全承認(決裁待ち)」に戻します。

※複数の最終承認者が存在する場合、いずれか1人の「決裁取戻」によりフローが戻ります。

※「決裁取戻」を行っても、既に注文済みとなった受注をキャンセルすることはできません。

フロー進行時のメール送信

フローが進行する操作を行った際、以下３種類のメールを送信することが可能です。

• 承認申請メール
  「申請」「取り下げ」「再申請」が行われたとき、操作を行った加盟店(申請者)へ送信されます。

• 承認依頼メール
  「申請」「取り下げ」「再申請」「承認（次階層に進む場合）」が行われたとき、承認者へ送信されます。

• 承認結果メール
  「承認」「否決」「保留」「差し戻し」「承認取戻」「決裁」「決裁取戻」が行われたとき、操作を行った承認者とその見積を申請した加盟店(申請者)に送信されます。

メール＞テンプレート管理＞【メールテンプレートの新規登録】にて、上記のメールカテゴリを選択し新しいメールテンプレ―トを作成してください。(詳しい設定方法はリンク先をご覧ください)

上記のメールカテゴリを選択している場合、以下の差し込みタグが利用可能となります。

• ワークフロー受信者　：メールを受け取る加盟店名orメンバー名
• ワークフロー送信者　：操作を行った加盟店名orメンバー名
• ワークフロー送信者コメント　：操作時に入力されたコメント
• ワークフロー承認結果　：行われた操作の名称（「申請」「取下」「承認」「否決」「決裁」など）

基本設定＞カートシステム設定＞「メールテンプレート設定」タブ にて、作成したメールテンプレートをプルダウンより選択後、画面下部の【この内容で登録する】をクリックして設定完了となります。

補足

見積＞見積一覧の検索項目

本機能のご利用時、見積＞見積一覧＞絞り込みパネル に検索条件が追加されます。

検索項目	内容
管理者ワークフロー	見積を作成した加盟店に紐付いているワークフローを条件に検索します。
ワークフロー承認者	ログイン中のメンバーで固定され、以下のような絞り込みが常時行われます。 承認者でログイン中 申請済の見積のうち、自身のチェックルール設定金額に該当したものが表示されます。 申請者でログイン中 自身に紐づくワークフローが設定されている加盟店の見積が表示されます。
ワークフロー状況	見積の承認状況を条件に検索します。 複数の見積に対し一括操作を行う場合にご利用いただけます。 ＜補足：”進行中”について＞ ・進行中　＝承認状況「進行中(承認待ち)」「進行中(承認済)」「差戻」に該当する見積 ・進行中(承認待ち)　＝自身の承認待ちとなっている見積 ・進行中(承認済)　＝自身が承認を行った見積

受注＞受注一覧の検索項目

本機能のご利用時、受注＞受注一覧＞絞り込みパネル に検索条件が追加されます。

検索項目	内容
管理者ワークフロー	受注を作成した加盟店に紐付いているワークフローを条件に検索します。
ワークフロー承認者	ログイン中のメンバーで固定され、以下のような絞り込みが常時行われます。 承認者でログイン中 受注のうち、自身が承認したものが表示されます。 申請者でログイン中 自身に紐づくワークフローが設定されている加盟店の受注が表示されます。