法人向けに商品・サービスを提供している企業のなかには、アナログ作業で受発注を行っているケースもあるでしょう。こうした場合に、受発注システムを導入することで業務を効率化できます。そこで、この記事では作業を効率化させたいと考えている企業に向けて、受発注システムの概要や導入のメリット、おすすめのbtob向け受発注システムについて紹介します。
1.そもそも受発注システムとは？
受発注システムとは、FAX・電話・訪問などのアナログで行っていた受注作業を、システム上で完結できるもののことです。インターネットを介してシステムを活用することで、受注管理がより簡単に行えるようになります。なお、システムは受注側と発注側とで機能が分かれています。使い方としては、受注時に発注側が発注情報を入力することが一般的です。これにより、受注した内容を改めて手入力する手間を省くことができます。単に紙からシステムへと媒体が置き換わるだけではなく、作業そのものが簡略化されることが特徴です。
また、ほかの基板システムと紐付けすることによって、請求時に受注数や金額を改めて確認したり、別のシステムに情報を手入力して移したりする必要もなくなります。受注側と発注側とで同じシステムを利用する仕組みであるため、より円滑に情報共有を行えます。
2.受発注システム導入のメリットとは？
受発注システムを導入することによって、受注側・発注側のそれぞれにメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
2-1.受注する側のメリット
受注する側のメリットには、以下のようなものがあります。まず、「受注業務の効率化」です。電話やFAXといったアナログのやり方で受注を受ける場合、まず在庫を確認したうえで取引先に連絡を行い、受注決定後にその内容をシステムに手入力するという流れが一般的です。このやり方の場合、どうしても確認や手入力のための手間と時間がかかってしまいます。受発注システムを導入することで在庫確認や受注後の手入力などの手間を省き、業務を効率化できます。加えて、「コストカット」にもつなげられます。今まで受注業務でかかっていた電話代やFAX用紙代などの費用を効果的に削減できるでしょう。
それ以外にも、「人的ミスの減少」というメリットもあります。複数の従業員が手入力で受注情報の打ち込みや移し替えを行うと、どうしてもミスが生じやすいものです。受発注システムは自動で情報を一元管理できます。情報管理に役立つのはもちろん、人的ミスを減らす効果も期待できます。また、「顧客サービスの向上」も見込めます。電話などのアナログな方法の場合、受注受付は営業時間内に限られてしまうケースもあるでしょう。その点、受発注システムであれば365日24時間いつでも受注が可能になります。サービスを向上させつつ、受注機会を増やすことができます。さらに、「受注管理業務の簡素化」ができることもメリットのひとつです。それぞれの取引先や商品の受注から請求までのデータを、一覧で確認できます。情報の一元化によって受注管理がしやすくなるでしょう。
2-2.発注する側のメリット
発注する側のメリットには、以下のようなものがあります。まずは「発注業務の効率化」です。受注側と同様に、業務の効率化を期待できます。たとえば、発注に関して複数回のやり取りが必要になるケースもあるでしょう。このようなときに電話やFAXでやり取りをすると、手間がかかるものです。受発注システムを導入すればこのような作業を自動化でき、手間を短縮できます。
「取引内容や金額をリアルタイムで確認できる」こともメリットです。発注に関する情報はシステム上で一元管理されるため、正確なキャッシュフローの把握につなげられるでしょう。それ以外にも、「コストの削減」につなげられます。発注業務における人手を減らし、無駄な人件費の見直しやコストカットに役立てることができるのです。また、「人的ミスの削減」にも役立ちます。電話やFAXでの発注は、言い間違いや書き間違いによるミスが発生することもあるでしょう。受発注システムは履歴の確認がしやすく、言い間違えや送り間違え、送り忘れなどによる人的ミスを効果的に減らせます。
それ以外にも、「いつでも誰でも発注しやすくなる」ことがメリットです。営業時間や担当者の都合を気にせず、いつでも好きなときに発注を行えるようになります。365日24時間、誰でも手の空いている人が発注を行いやすい環境を整えられます。複数店舗を持つ場合は、「本部との情報共有」にも役立てられるでしょう。店舗単位ではなく、本部でも発注内容や数量を確認することが可能です。本部と店舗の連携を強化できます。受発注システムは「ほかの商品も手軽に閲覧できる」こともメリットといえます。Web上でさまざまな商品を見られるため、ついでに気になる商品を購入しやすいでしょう。
3.導入するデメリットは？
受発注システムにはさまざまなメリットがある反面、デメリットもあります。たとえば、「企業規模によってはかえって手間が増える可能性がある」ことです。取引先が同じ受発注システムの導入に積極的になるとは限りません。取引先ごとに導入するシステムが異なると、受注に関するやり取りが複雑化してしまうおそれがあります。この場合、かえって手間が増える可能性があるため注意が必要です。加えて、「受注側・発注側の双方がシステムを導入する必要がある」ことが挙げられます。受発注システムは自社だけではなく、取引先にも導入してもらう必要があります。一緒にシステムを利用してくれる取引先がなければ、導入ができないため注意しましょう。
また、「場合によってはアナログ方式での受注のほうが楽な場合がある」点にも留意する必要があります。小規模な店舗やもともと取引が少ない企業などは、従来のFAXや電話による受発注のほうがかえって工数が少なくて済むケースもあります。取引先の企業規模や特性をよく加味したうえで導入を検討することが重要になるでしょう。さらに、受発注システムの導入によって「コミュニケーションをとる機会が減ってしまう」原因にもつながります。システム上で受発注処理が完結するぶん、電話やメールなどでのコミュニケーションをとる機会が減少します。適度なコミュニケーションは顧客との関係構築に必要であるため、ほかの部分で交流を深める工夫が必要になるでしょう。
気を付けるべき点として、「双方にとってメリットがないと長続きしない」ことも挙げられます。受注側・発注側の一方にだけメリットがある状態では、メリットを得られない側の不満がたまってしまいます。すると、システムを次第に利用しなくなる原因につながるため要注意です。受発注システムは受注側・発注側の双方がメリットを得られる状態にする必要があります。
4.受発注システムの比較検討ポイントとは？
受発注システムを導入する際、どれを選ぶべきか悩んでしまうものです。どのようなことに着目すべきか、比較検討するポイントを見ていきましょう。
4-1.必要な機能が揃っているか
受発注システムは、受注側・発注側の双方に必要な機能が備わっているものを選ぶことが基本です。受注側に必要な機能としては、商品受注機能・受注通知機能・請求書発行機能などが挙げられます。加えて、ほかの販売管理システムや会計ソフトと連携できる機能が備わっているものを選ぶと良いでしょう。また、営業担当者が直接聞いてきた受注を、顧客の代わりに入力できる代理発注機能があると便利です。発注側に必要な機能としては、発注機能や支払管理機能などが挙げられます。さらに、定期注文を自動化できる機能が備わっているものがおすすめです。
4-2.取引先にとって導入しやすいか
受注側にとって導入しやすいことは大前提でしょう。しかし、同じシステムを共有する取引先にとっての導入のしやすさは、意外と見落とされがちです。取引先への負担が大きすぎると、協力をなかなか得られない場合があります。すると、受注管理の自動化がなかなか進まない原因になり得るため注意が必要です。取引先にとって導入時の負担が小さく、なおかつ運用しやすいものを選ぶと良いでしょう。なかでも、同じ業界ですでに導入実績があるものがおすすめです。実績があるものは抵抗感なく導入してもらいやすい傾向にあります。
4-3.操作が簡単か
比較検討のポイントとして、外せないのが操作性です。受注側・発注側のどちらにとっても操作性が良いシステムを選ぶ必要があります。なぜなら、受発注は日常的に行われる業務であり、操作性が悪いと作業の効率化を図れないためです。特に、顧客が飲食店などの場合は忙しい時間の合間に発注業務を行うケースもみられます。こうした発注操作に手間がかかるシステムでは、導入してもらうことは難しいでしょう。飲食店のように座りっぱなしではなく、動き回ることの多い業種にも対応できるシステムを選ぶと同意を得やすくなります。
たとえば、さまざまなデバイスで使えるシステムを選ぶのも良いでしょう。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットと連動しているシステムは使いやすく発注作業を効率化できます。また、サポート体制もチェックしておきたい要素です。操作がわかりにくい、トラブルが起きたという場合に手厚いサポートを受けられるかどうか、きちんとチェックしておきましょう。
4-4.データ分析しやすいか
受発注システムを導入する目的のひとつに、受発注の内容をデータ化して利用することが挙げられます。このデータの集計・分析をしやすいかどうかも注目すべきポイントです。単純に取引数や取引金額を集計するだけではなく、前年比や在庫量・売上の推移などのデータ分析ができるものを選びましょう。また、視覚的にわかりやすく表示されるかどうかもポイントとなります。比較しやすい形でデータ表示されるものを選ぶと便利でしょう。
まとめ
アナログ方式の受発注業務は何かと手間や時間がかかるという難点がありました。受発注システムを導入することで、業務にかかる時間や手間を効果的に減らせます。なお、受発注システムにはさまざまな種類があるため、機能や操作性などをよく確認することが大切です。受注側・発注側の双方にとって必要な機能が搭載されており、使いやすいシステムを導入しましょう。
